Pengambilan Keputusan

Kata-kata “sistem” dan “organisasi” tak pernah lekang dari kata “informasi”, terutama ketika para peneliti teori sistem berhasil mengidentifikasi satu unsur penting lainnya, yaitu “pengambilan keputusan” (decision making). Saat ini, semua orang yang mempelajari organisasi dan manajemen sudah mahfum bahwa sekumpulan manusia dapat bekerjasama dan mencapai sebuah tujuan jika ada tata-kelola dalam soal pengambilan keputusan. Tanpa pengambilan keputusan, sebuah organisasi kehilangan arah dan akhirnya bubar.

Menarik untuk diketahui, kalau kita “mengambil keputusan” maka sebenarnya kita melalukan proyeksi dan mengandaikan bahwa ada sesuatu yang akan terjadi. Pengambilan keputusan selalu terjadi sebelum kita melakukan aksi atau aktivitas tertentu. Dengan kata lain, pengambilan keputusan selalu mendahului “kejadian” (events). Selain itu, kalau kita “mengambil keputusan” dalam sebuah organisasi maka ada prasyarat kebersamaan di dalamnya. Setiap keputusan yang diambil dalam sebuah organisasi biasanya berlaku untuk semua orang. Memang, ada keputusan yang diambil oleh satu orang, ada keputusan yang diambil oleh lebih dari satu orang, dan bahkan oleh jutaan orang sekaligus (misalnya, keputusan untuk memilih SBY sebagai presiden). Siapa pun dan apa pun keputusannya, orang lain diharapkan mengikuti keputusan itu.

Lebih menarik lagi untuk diketahui, sebagai sebuah proyeksi yang mengandung dugaan tentang sesuatu yang akan terjadi, maka setiap keputusan memerlukan “bahan mentah” atau “masukan” berupa informasi.

Setiap pengambil keputusan memerlukan gambaran tentang apa saja yang sudah terjadi untuk membayangkan apa yang akan terjadi setelah keputusan diambil.

Dalam kehidupan berorganisasi, setiap pengambilan keputusan berdasarkan pada keadaan yang terjadi di dalam (internal) maupun di luar (eksternal) organisasi. Itu sebabnya, pengambilan keputusan langsung berkaitan dengan pengelolaan informasi. Setiap organisasi selalu melakukan pengambilan keputusan, dan selalu mengelola informasi untuk membantu pengambilan keputusan. Organisasi besar (misalnya sebuah negara) maupun organisasi mini (misalnya sebuah warung di pinggir jalan) memerlukan pengambilan keputusan dan pengelolaan informasi.

Persoalan pengelolaan informasi untuk pengambilan keputusan di sebuah organisasi inilah yang jadi objek kajian kita. Salah satu teori yang dapat kita pakai untuk penelitian tentang objek kajian ini datang dari O’Reilly (1982, 1983). Secara khusus, O’Reilly mengajak kita memeriksa kemampuan manusia mengelola informasi (human information processing capacity) dalam konteks kehidupan berorganisasi.

Ia mengaitkan kemampuan ini dengan perilaku informasi dan komunikasi, jenis informasi yang digunakan, dan peran informasi tersebut dalam pengambilan keputusan. Dalam asumsi dasarnya, O’Reilly melihat pengambilan keputusan sebagai salah satu wujud dari aplikasi informasi. Artinya, dalam keadaan aslinya “informasi” adalah sesuatu yang hanya berupa potensi. Kalau sebuah organisasi ingin mewujudkan potensi ini, salah satu caranya adalah dengan mengubah informasi menjadi keputusan.

Dalam pembahasannya, O’Reilly juga mempersoalkan “relevansi” informasi yang akan dijadikan masukan bagi pengambilan keputusan. Maksudnya, setiap pengambilan keputusan didahului oleh sebuah upaya mencari dan menemukan informasi yang relevan.

Itu sebabnya, pengambilan keputusan langsung berkaitan dengan perilaku informasi (information behavior). Ketika kita meletakkan semua ini dalam konteks kehidupan organisasi, maka terlihatlah kompleksitas yang amat menarik untuk dikaji.

Salah satu aspek yang menjadi pusat perhatian O’Reilly adalah kaitan antara perilaku informasi dan hubungan kekuasaan (power relations) di dalam sebuah organisasi. Menurut teorinya, informasi yang akan dipakai sebagai bahan pengambilan keputusan dipengaruhi oleh hal-hal berikut:

1. Kekuasaan si pemberi informasi (atau si sumber informasi) atas si pengambil keputusan. 

Semakin berkuasa pihak yang memberi informasi, semakin mungkin informasi itu digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Ini kedengarannya lumrah banget. Informasi dari big boss sudah pasti diprioritaskan oleh semua bawahan yang berwenang mengambil keputusan. Kalau si pengambil keputusan itu sendiri adalah seorang big boss, mungkin dia akan mencari orang tertentu yang dianggapnya lebih berkuasa, walau orang ini berada di luar organisasi. Banyak big boss yang punya “dukun” untuk membantunya mengambil keputusan

2. Relevansi informasi terhadap tugas yang harus dilakukan seorang pengambil keputusan. 

 Ini juga lumrah. Seorang pengambil keputusan akan mendahulukan informasi yang relevan untuk tugas-tugasnya terlebih dahulu, baru mempertimbangkan informasi yang relevan untuk tugas orang lain.

3. Kaitan antara informasi dengan sistem insentif dan dis-insentif. 

Secara bercanda, kita bisa mengatakan bahwa informasi yang menguntungkan kedudukan seseorang pasti lebih diprioritaskan, apalagi kalau informasi itu tidak menguntungkan bagi saingan di kantor .

4. Kontribusi informasi terhadap tindakan yang akan menimbulkan imbalan positif. 

Berkaitan dengan butir 3 di atas, setiap pengambil keputusan akan mendahulukan informasi yang menurutnya akan menghasilkan reaksi positif dari rekan-rekan sesama kantor, apalagi kalau hasilnya menimbulkan pujian kepada si pengambil keputusan.

5. Kontribusi informasi bagi keuntungan pribadi.  

Masih berkaitan dengan butir 3 dan 4, setiap orang di semua lapisan organisasi pasti memikirkan keuntungan pribadi, dan jika ada informasi yang nantinya akan menguntungkan secara pribadi, maka informasi itulah yang jadi prioritas untuk dijadikan landasan pengambilan keputusan.

6. Kaitan antara informasi dengan potensi konflik. 

Berkaitan dengan butir 4, semakin sedikit konflik yang ditimbulkan oleh sebuah informasi, semakin mungkin informasi itu digunakan dalam pengambilan keputusan. Pada dasarnya O’Reilly beranggapan bahwa anggota-anggota sebuah organisasi cenderung menghindari konflik.

7. Kemudahan penggunaan informasi, dilihat dari segi kepampatan (compact) dan kejelasan.  

Tentu saja, semakin mudah sebuah informasi dicerna, semakin mungkin informasi itu dipilih untuk mengambil keputusan.

8. Hubungan antara pemberi informasi dan pengguna informasi, khususnya jika informasi ini bersifat lisan.  

Dalam situasi yang sesungguhnya, menurut O’Reilly banyak sekali pengambilan keputusan yang dilakukan berdasarkan informasi lisan dari orang-orang yang dianggap “dekat”.

9. Keterpercayaan.  

Berkaitan dengan butir 8, seorang pengambil keputusan akan cenderung menggunakan informasi dari “sumber-sumber yang dapat dipercaya”. Seringkali, pertimbangan ini bersifat subjektif, walau juga dipengaruhi oleh pengalaman dan situasi hubungan inter-personal di dalam sebuah organisasi.

sumber :

http://rizkiarga.blogspot.com/2010/11/pengambilan-keputusan-dalam-sistem.html
http://asripuspitaachild.blogspot.com/2011/10/pengambilan-keputusan-dalam-sistem_16.html

Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem informasi akuntansi. Tanpa dukungan sistem pengendalian intern yang memadai sistem informasi akuntansi tidak akan dapat menghasilkan informasi yang handal untuk pengambilan keputusan. Sistem pengendalian intern yang diterapkan pada sistem informasi akuntansi sangat berguna untuk mencegah dan menjaga hal-hal yang tidak diinginkan. Sistem pengendalian intern juga dapat digunakan untuk mengecek kesalahan-kesalahan yang terjadi sehingga dapat dikoreksi.

Pengertian Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan dapat dipercaya tidaknya data akuntansi mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen.

Pengawasan intern (Internal Control) dalam arti sempit, pengawasan intern merupakan pengecekan penjumlahan mendatar (crossfooting) maupun penjumlahan menurun (footing). Dalam artian luas, pengawasan intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan. Pengawasan intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat yang dikoordinasikan yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi, dan membantu dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.

Berdasarkan dari beberapa definisi yang telah dipaparkan diatas maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern adalah suatu rancangan prosedur organisasional yang mendorong terciptanya kebijakan manajemen untuk menciptakan efisiensi operasional, melindungi aktiva, serta yang terpenting untuk mencegah penyelewengan terhadap aktiva perusahaan.

Fungsi Pengendalian Intern
Dengan melihat definisi sistem pengendalian intern di atas maka fungsi pengendalian intern dapat dibagi atas:

• Melindungsi harta perusahaan dari tindakan dan keadaan yang merugikan, misalnya pencurian, kerugian dan kerusakan.
• Mengecek kerusakan data akuntansi, sehingga dapat menghasilkan data yang dapat diandalkan dalam pengambilan keputusan.
• Meningkatkan efisiensi usaha dalam beroperasi. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari pengulangan kerja yang tidak perlu dan merupakan pemborosan dalam seluruh aspek usaha.
• Mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Manajemen membuat berbagai peraturan dan prosedur untuk pencapaian tujuan perusahaan.

Unsur-unsur Pengendalian Intern yang Berbasis Komputer
Suatu pengendalian intern yang baik tidak luput dari berbagai unsur-unsur yang mendukung. Unsur-unsur pengendalian intern yang berbasis komputer terdiri dari:

a. Pengendalian umum

Pengendalian umum bukan merupakan subtitusi pengendalian aplikasi. Pengendalian umum dipandang perlu tetapi tidak mencukupi bagi pengendalian transaksi. Pengendalian umum merupakan suatu standar dan paduan yang digunakan karyawan dalam melaksanakan fungsinya yaitu:

- Pengendalian organisasi, ditujukan untuk melakukan pemisahan secara jelas antara fungsi pengolahan data elektronik (EDP) dengan fungsi-fungsi lainnya dalam organisasi. Di dalam fungsi EDP itu sendiri perlu diadakan pemisahan antara fungsi perencanaan sistem dan penyusunan program, fungsi operasi fasilitas pengolahan data, serta fungsi  penyimpanan program dan library. Hal ini dimaksud untuk:

• Menciptakan pengecekan silang terhadap ketelitian dan kewajaran perubahan yang dimaksud dalam sistem.
• Mencegah operator komputer melakukan perubahan terhadap program tanpa ijin dan tanpa pengujian terlebih dahulu.
• Mencegah  akses terhadap komputer oleh pihak yang tidak berwenang.
• Mendorong efisiensi karena tiap fungsi memerlukan kemampuan serta keahlian yang berbeda dalam melaksanakan kegiatannya.

- pengendalian terhadap:

• Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru yang dilaksanakan oleh komisi yang berwenang.
• Prosedur pengujian program yang dilakukan untuk memperoleh keyakinan bahwa program sesuai dengan spesifikasi dan rancangan serta mencakup logika pengambilan keputusan dan pengolahan data.
• Prosedur perubahan program yang dilaksanakan oleh fungsi perancangan sistem dan program. Prosedur ini harus dirumuskan dengan baik untuk tujuan yang tidak diotorisasi.
• Dokumentasi merupakan sarana yang penting untuk memahami dan mengevaluasi program dan merupakan catatan historis terhadap semua perubahan pada program.

b. Pengendalian Transaksi:

- Pengendalian Input:
Pengendalian masukan yang dimaksud untuk meyakinkan bahwa semua data transaksi telah dicatat dengan teliti, lengkap dan tepat waktu. Ada beberapa langkah pengumpulan data yaitu:

• Otorisasi transaksi penjualan yang terkomputerisasi secara tumpuk dilakukan dengan memeriksa tumpukan dokumen sedangkan secara online verifikasi dilakukan dengan menggunakan kata sandi. Jika seseorang pengguna memberikan kata sandi yang benar maka dianggap oleh sistem memiliki otorisasi untuk masuk ke dalam sistem. Prosedur otorisasi umum dapat diperketat dengan membatasi jenis data yang boleh diterima dan mencatat upaya akses ke dalam sistem oleh pengguna.
• Pendesainer screen data entry, harus terprogram dengan baik sehingga memudahkan dalam proses pencatatan data transaksi secara online. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam rancangan tampilan layar monitor yaitu: tersedianya layar monitor yang menampilkan format dokumen masukan yang merupakan faktur penjualan pada sistem online, penyesetan tanggal dan waktu transaksi secara otomatis pada tanggal transaksi, adanya kode rekening atau kode produk yang dapat diinput ke dalam komputer.
• Validasi terhadap data input dilakukan dengan melakukan cek validitas yang memeriksa apakah data yang dimaksudkan sudah ada dalam sistem komputer, malekukan cek field (data item) yang memeriksa apakah data yang dimasukkan ke dalam suatu field sudah sesuai, mencek batas untuk memeriksa apakah data kuantitatif yang dmasukkan tidak melewati batas meksimum yang telah ditetapkan, melakukan cek logika untuk memeriksa apakah data input tersebut sudah logis, mencek digit untuk memeriksa apakah kode yang dimasukkan susunannya sudah benar.
• Pengiriman data transaksi dapat dilakukan dengan cek pantulan (echo check) yang dilakukan dengan pengiriman kembali data ke terminal untuk dibandingkan dengan data yang dikirimkan, cek ganda yang dilakukan dengan manambah item data (field) agar akurasi data yang dikirimkan dapat di cek, cek kelengkapan yang dilakukan dengan memeriksa apakah semua data yang diinput telah sesuai. Bila ada data yang belum terkirim maka komputer akan memberikan tanda dengan menampilkan pesan dilayar monitor.

- Pengendalian Proses
Pengendalian proses merupakan pengendalian yang dirancang sesuai dengan aplikasi-aplikasi tertentu. berikut ini kategori pengendalian proses, yaitu:

• Total check dipergunakan untuk mendeteksi apakah semua data yang dioleh sudah lengkap dan telah benar, kontrol check dihitung oleh komputer sewaktu proses pengolahan data dicetak mesin printer dan hasilnya dibandingkan dengan total yang seharusnya.Pengecekan total hasil penginputan dapat digunakan untuk mendeteksi kesalahan-kesalahan seperti hilang atau rusaknya data.
• Cek logika proses dilakukan untuk mengetahui kesalahan secara logika data yang dihasilkan oleh proses komputer
• Pengendalian setiap proses dilakukan dengan mencetak laporan setiap kali selesai menjalankan suatu proses. Pengendalian ini sangat tepat untuk pengolahan data secara batch sedangkan untuk pengolahan data secara online dapat dibuatkan pada akhir setiap hari.

- Pengendalian Output
Pengendalian output dirancang untuk menjamin bahwa output yang dihasilkan oleh sistem sudah lengkap, akurat, dan didistribusikan kepada pemakai yang tepat. Pengendalian output meliputi:

1. Pengendalian Pendesainan Format Laporan
Laporan yang merupakan hasil output dari suatu sistem informasi yang baik memudahkan pemakai untuk memahami lebih baik isi laporan tersebut. Ada bebrapa hal penting dalam pendesainan laporan yang baik yaitu: nama laporan merupakan judul halaman dari suatu laporan yang dimaksudkan untuk melakukan identifikasi laporan. Waktu dan tanggal laporan dibuat yang dimaksudkan untuk melakukan pengendalian terhadap berbagai laporan yang dihasilkan selama sehari, jumlah halaman beserta kopiannya dibuat untuk mencegah halaman yang hilang pada saat pendistribusian.

2. Pengendalian Distribusi Laporan Secara Online
Pengendalian distribusi laporan secara online dibutuhkan perusahaan untuk mencegah kemudahan akses oleh pihak yang tidak berhak mendapatkan laporan tersebut. Pengendalian distribusi laporan ini ditujukan kepada sistem jaringan komputer baik pemakai yang dituju maupun pihak EDP sebagai pengelola laporan. Selain itu, sistem jaringan dapat dilengkapi dengan menggunakan perlindungan password. Orang-orang berhak saja dapat mengetahui kata kunci password tersebut.


http://www.ilmu-ekonomi.com/2012/04/pengertian-pengendalian-intern-serta.html

Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.

DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis.

DATA FLOW DIAGRAM
Data Flow Diagram adalah simbol-simbol yang menjelaskan proses sumber-sumber data, arus data dan entitas dalam sebuah sistem

Simbol Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Jogiyanto HM dalam buku yang berjudul Analisis & Desain Sistem Informasi simbol yang digunakan Data Flow Diagram (DFD) yaitu :

1.  External Entity (kesatuan luar) atau Boundary (batas sistem)
Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
 

2.  Data Flow (arus data)
Data flow (arus data) di DFD diberi simbol suatu anak panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

3.  Process (proses)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk physical data flow diagram (PDFD), proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atau komputer, sedangkan untuk logical data flow diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul.
 

DFD digunakan untuk merancang arus data sistem. DFD dibagi menjadi tiga yaitu:
1.Context Diagram 
2.Zero Diagram 
3.Detail Diagram.

Flowchart proses transaksi formulir Diva Cafe  :

DFD Context Diagram
Pertama saya akan membuat diagram konteksnya dari flowchart di atas. Beberapa data yang diberikan pembeli kepada kasir yaitu :
1. Makanan yang ditanyakan
2. Makanan yang akan dibeli
3. Uang pembayaran
 

Kemungkian informasi yang diberikan kasir kepada pembeli adalah : 

1. keadaan barang yang ditanyakan
2.jumlah uang yang harus dibayar. Sedangkan informasi yang diberikan kasir kepada Pemilik adalah Laporan keuangan. DFD Diagram Konteksnya seperti ini:

DFD Zero Diagram

Tujuannya untuk memerinci sebuah system yang lebih jelas dari Diagram Konteks. Elemen-elemen yang ada di  yaitu:
(1) barang, (2) pengelola, (3)pembeli, (4) fasilitas.
Jika salah satu objek tersebut tidak ada, maka tidak akan berjalan sempurna dalam pembuatan diagram nol nya.

Susunan diagram nol diatas adalah :
Pembeli datang, ada 2 kemungkinan yang akan dilakukan pembeli yaitu, bertanya menu makanan yang akan dibelinya, ia memesan makanan yang akan dibelinya, dan memanggil kasir untuk menghitung berapa makanan yang harus dibayar.

DFD Diagram Detail / Level

Yaitu diagram yang memperinci lagi dari proses yang ada di diagram nol diatas. DFD nya yaitu :

 

sumber : 

http://id.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram

http://rafelilham.blogspot.com/2012/12/data-flow-diagram.html