Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem informasi akuntansi. Tanpa dukungan sistem pengendalian intern yang memadai sistem informasi akuntansi tidak akan dapat menghasilkan informasi yang handal untuk pengambilan keputusan. Sistem pengendalian intern yang diterapkan pada sistem informasi akuntansi sangat berguna untuk mencegah dan menjaga hal-hal yang tidak diinginkan. Sistem pengendalian intern juga dapat digunakan untuk mengecek kesalahan-kesalahan yang terjadi sehingga dapat dikoreksi.

Pengertian Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan dapat dipercaya tidaknya data akuntansi mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen.

Pengawasan intern (Internal Control) dalam arti sempit, pengawasan intern merupakan pengecekan penjumlahan mendatar (crossfooting) maupun penjumlahan menurun (footing). Dalam artian luas, pengawasan intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan. Pengawasan intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat yang dikoordinasikan yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi, dan membantu dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.

Berdasarkan dari beberapa definisi yang telah dipaparkan diatas maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern adalah suatu rancangan prosedur organisasional yang mendorong terciptanya kebijakan manajemen untuk menciptakan efisiensi operasional, melindungi aktiva, serta yang terpenting untuk mencegah penyelewengan terhadap aktiva perusahaan.

Fungsi Pengendalian Intern
Dengan melihat definisi sistem pengendalian intern di atas maka fungsi pengendalian intern dapat dibagi atas:

• Melindungsi harta perusahaan dari tindakan dan keadaan yang merugikan, misalnya pencurian, kerugian dan kerusakan.
• Mengecek kerusakan data akuntansi, sehingga dapat menghasilkan data yang dapat diandalkan dalam pengambilan keputusan.
• Meningkatkan efisiensi usaha dalam beroperasi. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari pengulangan kerja yang tidak perlu dan merupakan pemborosan dalam seluruh aspek usaha.
• Mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Manajemen membuat berbagai peraturan dan prosedur untuk pencapaian tujuan perusahaan.

Unsur-unsur Pengendalian Intern yang Berbasis Komputer
Suatu pengendalian intern yang baik tidak luput dari berbagai unsur-unsur yang mendukung. Unsur-unsur pengendalian intern yang berbasis komputer terdiri dari:

a. Pengendalian umum

Pengendalian umum bukan merupakan subtitusi pengendalian aplikasi. Pengendalian umum dipandang perlu tetapi tidak mencukupi bagi pengendalian transaksi. Pengendalian umum merupakan suatu standar dan paduan yang digunakan karyawan dalam melaksanakan fungsinya yaitu:

- Pengendalian organisasi, ditujukan untuk melakukan pemisahan secara jelas antara fungsi pengolahan data elektronik (EDP) dengan fungsi-fungsi lainnya dalam organisasi. Di dalam fungsi EDP itu sendiri perlu diadakan pemisahan antara fungsi perencanaan sistem dan penyusunan program, fungsi operasi fasilitas pengolahan data, serta fungsi  penyimpanan program dan library. Hal ini dimaksud untuk:

• Menciptakan pengecekan silang terhadap ketelitian dan kewajaran perubahan yang dimaksud dalam sistem.
• Mencegah operator komputer melakukan perubahan terhadap program tanpa ijin dan tanpa pengujian terlebih dahulu.
• Mencegah  akses terhadap komputer oleh pihak yang tidak berwenang.
• Mendorong efisiensi karena tiap fungsi memerlukan kemampuan serta keahlian yang berbeda dalam melaksanakan kegiatannya.

- pengendalian terhadap:

• Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru yang dilaksanakan oleh komisi yang berwenang.
• Prosedur pengujian program yang dilakukan untuk memperoleh keyakinan bahwa program sesuai dengan spesifikasi dan rancangan serta mencakup logika pengambilan keputusan dan pengolahan data.
• Prosedur perubahan program yang dilaksanakan oleh fungsi perancangan sistem dan program. Prosedur ini harus dirumuskan dengan baik untuk tujuan yang tidak diotorisasi.
• Dokumentasi merupakan sarana yang penting untuk memahami dan mengevaluasi program dan merupakan catatan historis terhadap semua perubahan pada program.

b. Pengendalian Transaksi:

- Pengendalian Input:
Pengendalian masukan yang dimaksud untuk meyakinkan bahwa semua data transaksi telah dicatat dengan teliti, lengkap dan tepat waktu. Ada beberapa langkah pengumpulan data yaitu:

• Otorisasi transaksi penjualan yang terkomputerisasi secara tumpuk dilakukan dengan memeriksa tumpukan dokumen sedangkan secara online verifikasi dilakukan dengan menggunakan kata sandi. Jika seseorang pengguna memberikan kata sandi yang benar maka dianggap oleh sistem memiliki otorisasi untuk masuk ke dalam sistem. Prosedur otorisasi umum dapat diperketat dengan membatasi jenis data yang boleh diterima dan mencatat upaya akses ke dalam sistem oleh pengguna.
• Pendesainer screen data entry, harus terprogram dengan baik sehingga memudahkan dalam proses pencatatan data transaksi secara online. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam rancangan tampilan layar monitor yaitu: tersedianya layar monitor yang menampilkan format dokumen masukan yang merupakan faktur penjualan pada sistem online, penyesetan tanggal dan waktu transaksi secara otomatis pada tanggal transaksi, adanya kode rekening atau kode produk yang dapat diinput ke dalam komputer.
• Validasi terhadap data input dilakukan dengan melakukan cek validitas yang memeriksa apakah data yang dimaksudkan sudah ada dalam sistem komputer, malekukan cek field (data item) yang memeriksa apakah data yang dimasukkan ke dalam suatu field sudah sesuai, mencek batas untuk memeriksa apakah data kuantitatif yang dmasukkan tidak melewati batas meksimum yang telah ditetapkan, melakukan cek logika untuk memeriksa apakah data input tersebut sudah logis, mencek digit untuk memeriksa apakah kode yang dimasukkan susunannya sudah benar.
• Pengiriman data transaksi dapat dilakukan dengan cek pantulan (echo check) yang dilakukan dengan pengiriman kembali data ke terminal untuk dibandingkan dengan data yang dikirimkan, cek ganda yang dilakukan dengan manambah item data (field) agar akurasi data yang dikirimkan dapat di cek, cek kelengkapan yang dilakukan dengan memeriksa apakah semua data yang diinput telah sesuai. Bila ada data yang belum terkirim maka komputer akan memberikan tanda dengan menampilkan pesan dilayar monitor.

- Pengendalian Proses
Pengendalian proses merupakan pengendalian yang dirancang sesuai dengan aplikasi-aplikasi tertentu. berikut ini kategori pengendalian proses, yaitu:

• Total check dipergunakan untuk mendeteksi apakah semua data yang dioleh sudah lengkap dan telah benar, kontrol check dihitung oleh komputer sewaktu proses pengolahan data dicetak mesin printer dan hasilnya dibandingkan dengan total yang seharusnya.Pengecekan total hasil penginputan dapat digunakan untuk mendeteksi kesalahan-kesalahan seperti hilang atau rusaknya data.
• Cek logika proses dilakukan untuk mengetahui kesalahan secara logika data yang dihasilkan oleh proses komputer
• Pengendalian setiap proses dilakukan dengan mencetak laporan setiap kali selesai menjalankan suatu proses. Pengendalian ini sangat tepat untuk pengolahan data secara batch sedangkan untuk pengolahan data secara online dapat dibuatkan pada akhir setiap hari.

- Pengendalian Output
Pengendalian output dirancang untuk menjamin bahwa output yang dihasilkan oleh sistem sudah lengkap, akurat, dan didistribusikan kepada pemakai yang tepat. Pengendalian output meliputi:

1. Pengendalian Pendesainan Format Laporan
Laporan yang merupakan hasil output dari suatu sistem informasi yang baik memudahkan pemakai untuk memahami lebih baik isi laporan tersebut. Ada bebrapa hal penting dalam pendesainan laporan yang baik yaitu: nama laporan merupakan judul halaman dari suatu laporan yang dimaksudkan untuk melakukan identifikasi laporan. Waktu dan tanggal laporan dibuat yang dimaksudkan untuk melakukan pengendalian terhadap berbagai laporan yang dihasilkan selama sehari, jumlah halaman beserta kopiannya dibuat untuk mencegah halaman yang hilang pada saat pendistribusian.

2. Pengendalian Distribusi Laporan Secara Online
Pengendalian distribusi laporan secara online dibutuhkan perusahaan untuk mencegah kemudahan akses oleh pihak yang tidak berhak mendapatkan laporan tersebut. Pengendalian distribusi laporan ini ditujukan kepada sistem jaringan komputer baik pemakai yang dituju maupun pihak EDP sebagai pengelola laporan. Selain itu, sistem jaringan dapat dilengkapi dengan menggunakan perlindungan password. Orang-orang berhak saja dapat mengetahui kata kunci password tersebut.


http://www.ilmu-ekonomi.com/2012/04/pengertian-pengendalian-intern-serta.html