GAMBARAN UMUM PEMROSESAN TRANSAKSI
Transaksi keuangan adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan dicerminkan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuan mata uang.
Transaksi keuangan yang paling umum adalah pertukaran ekonomi dengan pihak eksternal. Hal ini termasuk penjualan barang atau jasa, pembelian persediaan, pembebasan kewajiban keuangan, dan penerimaan kas dari pelanggan. Transaksi keuangan juga terdiri atas peristiwa-peristiwa internal seperti depresiasi aktiva tetap; aplikasi tenaga kerja, bahan baku, overhead proses produksi; dan transaksi persediaan dari satu departemen ke departemen lain.
Transaksi keuangan adalah kegiatan bisnis umum yang terjadi secara rutin. Misalnya, ribuan transaksi dari satu jenis tertentu (penjualan ke pelanggan) bisa terjadi setiap hari. Untuk mengahadapi volume yang besar tersebut secara efisiensi perusahaan mengelompokkan jenis-jenis transaksi yang sama ke dalam siklus-siklus transaksi.
Siklus transaksi secara tradisional mengelompokkan aktivitas suatu bisnis ke dalam empat siklus aktivitas bisnis, keempat siklus tersebut adalah:
Transaksi keuangan yang paling umum adalah pertukaran ekonomi dengan pihak eksternal. Hal ini termasuk penjualan barang atau jasa, pembelian persediaan, pembebasan kewajiban keuangan, dan penerimaan kas dari pelanggan. Transaksi keuangan juga terdiri atas peristiwa-peristiwa internal seperti depresiasi aktiva tetap; aplikasi tenaga kerja, bahan baku, overhead proses produksi; dan transaksi persediaan dari satu departemen ke departemen lain.
Transaksi keuangan adalah kegiatan bisnis umum yang terjadi secara rutin. Misalnya, ribuan transaksi dari satu jenis tertentu (penjualan ke pelanggan) bisa terjadi setiap hari. Untuk mengahadapi volume yang besar tersebut secara efisiensi perusahaan mengelompokkan jenis-jenis transaksi yang sama ke dalam siklus-siklus transaksi.
Siklus transaksi secara tradisional mengelompokkan aktivitas suatu bisnis ke dalam empat siklus aktivitas bisnis, keempat siklus tersebut adalah:
1. Siklus Pendapatan
Kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan pengumpulan kas yang terkait dengan distribusi tersebut.
Kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan pengumpulan kas yang terkait dengan distribusi tersebut.
2. Siklus Pengeluaran
Kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain dan pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa.
Kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain dan pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa.
3. Siklus Produksi
Kejadian yang terkait dengan transforman sumberdaya menjadi barang dan jasa.
Kejadian yang terkait dengan transforman sumberdaya menjadi barang dan jasa.
4. Siklus Keuangan
Kejadian yang terkait dengan akuisisi dan pengelolaan dana, termasuk kas.
Kejadian yang terkait dengan akuisisi dan pengelolaan dana, termasuk kas.
**********************************************************************************************************************
PENCATATAN AKUNTANSI
Dokumen
Dokumen menyediaakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan trnasaksi. Beberapa dokumen merupakan hasil dari pemrosesan transaksi.
Dokumen menyediaakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan trnasaksi. Beberapa dokumen merupakan hasil dari pemrosesan transaksi.
- Dokumen sumber. Peristiwa ekonomi menimbulkan beberapa dokumen yang diciptakan pada awal (sumber) transaksi. Ini disebut dokumen sumber source document). Dokume sumber digunakan untuk menangkap dan memformalisasi data transaksi yang diperlukan untuk memproses siklus transaksi.
- Dokumen produk. Dokumen produk (product document) adalah hasil dari pemrosesan transaksi, bukan dokumen yang memicu mekanisme proses. Misalnya cek pembyaran gaji yang diberikan kepada karyawan adalah dokumen produk dari sistem penggajian.
- Dokumen perputaran. Dokumen perputaran (turnaround document) adalah dokumen produk dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya.
Jurnal
Jurnal (journal) adalah catatan ayat-ayat secara kronologis. Pada titik tertentu dalam proses transaksi, ketika semua fakta yang relevan tentang transaksi diketahui, peristiwa dicatat dalam jurnal secara kronologis. Dokumen adalah sumber utama dari data bagi jurnal.
Jurnal (journal) adalah catatan ayat-ayat secara kronologis. Pada titik tertentu dalam proses transaksi, ketika semua fakta yang relevan tentang transaksi diketahui, peristiwa dicatat dalam jurnal secara kronologis. Dokumen adalah sumber utama dari data bagi jurnal.
- Jurnal khusus. JU digunakan untuk mencatat kelas transaksi khusus yang muncul dalam volume besar. Transaksi seperti ini dapat dikelompokkan dalam jurnal khusus atau diproses secara lebih efisien dari pada yang dilakukan di jurnal umum.
- Register. Istilah register mengacu pada jenis-jenis tertentu dari jurnal khusus. Misalnya, jurnal penggajian sering disebut sebagai register penggajian.
- Jurnal umum. Perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau yang tidak sama. Misalnya, kita biasanya mencatat depresiasi periodik dan ayat penutup di jurnal umum.
Buku Besar
Buku besar (ledger) adalah buku akun keungan, yang mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Jurnal menunjukkan efek kronologis dari aktivitas bisnis, sedangkan buku besar menunjukkan aktivitas per jenis akun. Buku besar menunjukkan kenaikan, penurunan, dan saldo lancar dari setiap akun.
**********************************************************************************************************************
Buku besar (ledger) adalah buku akun keungan, yang mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Jurnal menunjukkan efek kronologis dari aktivitas bisnis, sedangkan buku besar menunjukkan aktivitas per jenis akun. Buku besar menunjukkan kenaikan, penurunan, dan saldo lancar dari setiap akun.
- Buku besar umum. Buku besar umum (general ledger) merangkum aktivitas dari setiap akun organisasi. Departemen buku besar umum memperbarui catatan-catatan tersebut dari voucher (tanda bukti) jurnal yang disiapkan dari jurnal khusus dan sumber lainnya dari seluruh lokasi perusahan.
- Buku besar pembantu. Buku besar pembantu (subsidiary ledger) disimpan dalam departemen akunansi perusahaan. Buku besar ini mencakup persediaan, utang, penggajian, dan piutang. Pemisahan ini memungkinkan pengendalian dan dukungan ke operasi dengan lebih baik.
**********************************************************************************************************************
TEKNIK DOKUMENTASI
Teknik dokumentasi merupakan kumpulan dari catatan hasil kerja. Deskripsi tertulis dari sebuah sistem dapat menjadi bertele-tele dan sulit diikuti, pengalaman menunjukkan bahwa citra visual dapat menyatakan informasi sistem secara lebih efektif dan lebih efisien dari pada kata-kata. Oleh sebab itu, kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafik merupakan keahlian penting yang perlu dikuasi oleh para akuntan. Ada beberapa teknik dokumentasi dasar, yaitu:
- Diagram Arus Data
- Diagram Relasi Entitas
- Bagan Alir Dokumen
- Bagan Alir Sistem
- Bagan Alir Program
- Diagram Tata Letakrecord
SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER
Sistem akuntansi berbasis komputer dibagi menjadi dua kelompok besar, yaitu sistem batch dan sistem real-time.
- Pendekatan pemrosesan data yang populer, khususnya untuk perusahaan besar, adalah menangkap secara elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi.
- Pemrosesan real-time, memproses seluruh transaksi pada saat terjadi. Misalnya, pesanan penjualan yang diproses oleh sistem bisa ditangkap, diisi, dan dikirim pada hari yang sama.
**********************************************************************************************************************
**********************************************************************************************************************
PEMROSESAN TRANSAKSI
Fungsi dari IS adalah untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. Tujuan tersebut dapat dicapai dengan cara :
- Memproses transaksi yang timbul dari sumber ekstern dan sumber intern.
- Menyiapkan output seperti dokumen operasional atau laporan keuangan.
Kedua kegiatan diatas dikenal sebagai kegiatan pemrosesan transaksi.
Sebelum transaksi diproses, kita terlebih dahulu harus mengidentifikasikan data-data transaksi yang dibutuhkan dalam suatu laporan keuangan. Kita tidak perlu mengumpulkan transaksi yang tidak dibutuhkan oleh suatu laporan keuangan. Jadi kesimpulannya kita memulai pemrosesan suatu transaksi akuntansi harus diawali mulai dari atas bukan dari bawah (laporan keuangan). Dimulai dari desain laporan keuangan, kemudian pembuatan bagan rekening, setelah itu diidentifikasikan berdasarkan siklus transaksi, dan yang terakhir baru dibuat ayat jurnalnya.
Bagan Rekening
Adalah Daftar yang menguraikan semua rekening yang digunakan dalam pembuatan laporan keuangan.
Kegiatan pembuatan bagan arus tersebut tidak terlepas dari kegiatan pengkodean.
Pengkodean
Untuk membantu dalam pengumpulan maupun pemrosesan transaksi biasanya diberi suatu kode. Dimana kode adalah suatu kerangka yang menggunakan huruf atau angka (atau kombinasi keduanya) untuk memberikan tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat (bagan rekening).
Tujuan Pengkodean :
Metode Pengkodean :
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemberian Kode :
PENGKLASIFIKASIAN TRANSAKSI
Sebelum transaksi diproses, kita terlebih dahulu harus mengidentifikasikan data-data transaksi yang dibutuhkan dalam suatu laporan keuangan. Kita tidak perlu mengumpulkan transaksi yang tidak dibutuhkan oleh suatu laporan keuangan. Jadi kesimpulannya kita memulai pemrosesan suatu transaksi akuntansi harus diawali mulai dari atas bukan dari bawah (laporan keuangan). Dimulai dari desain laporan keuangan, kemudian pembuatan bagan rekening, setelah itu diidentifikasikan berdasarkan siklus transaksi, dan yang terakhir baru dibuat ayat jurnalnya.
Bagan Rekening
Adalah Daftar yang menguraikan semua rekening yang digunakan dalam pembuatan laporan keuangan.
Kegiatan pembuatan bagan arus tersebut tidak terlepas dari kegiatan pengkodean.
Pengkodean
Untuk membantu dalam pengumpulan maupun pemrosesan transaksi biasanya diberi suatu kode. Dimana kode adalah suatu kerangka yang menggunakan huruf atau angka (atau kombinasi keduanya) untuk memberikan tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat (bagan rekening).
Tujuan Pengkodean :
- Mengidentifikasi data akuntansi secara unik
- Meringkas data
- Mengklasifikasikan rekening/transaksi
- Menyampaikan makna tertentu
Metode Pengkodean :
- Kode angka atau huruf berurutan.
- Kode angka blok
- Kode angka kelompok
- Kode Mnemonic
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemberian Kode :
- Setiap kode harus mewakili secara unik unsur yang diberi kode.
- Desain kode harus mudah disesuaikan dengan tuntutan perubahan.
PENGKLASIFIKASIAN TRANSAKSI
Karena tingkat arus transaksi dalam suatu perusahaan sangat kompleks, untuk mempermudah dalam penyajiannya, maka tiap transaksi diklasifikasikan ke dalam beberapa siklus-siklus transaksi.
Siklus transaksi mengelompokkan satu atau lebih transaksi yang mempunyai kesamaan tujuan. Siklus transaksi untuk satu perusahaan dengan perusahaan lain akan berbeda, disini diberi contoh siklus transaksi perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur.
Komponen pemrosesan transaksi
Seperti layaknya suatu sistem, komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses, Penyimpanan, Output.
INPUT
Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.
Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.
Tujuan dari formulir :
Pertimbangan dalam merancang formulir :
PROSES
Dalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi.
Langkah Perancangan Jurnal
1.Identifikasi karakteristik transaksi.
2.Buat jurnal standar.
3.Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.
Siklus transaksi mengelompokkan satu atau lebih transaksi yang mempunyai kesamaan tujuan. Siklus transaksi untuk satu perusahaan dengan perusahaan lain akan berbeda, disini diberi contoh siklus transaksi perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur.
Komponen pemrosesan transaksi
Seperti layaknya suatu sistem, komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses, Penyimpanan, Output.
INPUT
Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.
Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.
Tujuan dari formulir :
- Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
- Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Pertimbangan dalam merancang formulir :
- Menentukan kebutuhan formulir.
- Merencanakan formulir yang akan dibuat.
- Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.
- Mengawasi penggunaan formulir.
- Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.
- Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.
PROSES
Dalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi.
Langkah Perancangan Jurnal
1.Identifikasi karakteristik transaksi.
2.Buat jurnal standar.
3.Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.
PENYIMPANAN
Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”
Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi.
Macam-Macam File penyimpanan :
KELUARANTerdapat berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.
Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”
Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi.
Macam-Macam File penyimpanan :
- Master File : Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu disesuiakan dengan keadaan. Dalam operasi manual master file setara dengan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu.
- File Transaksi : kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file. Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.
- File Indeks : Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).
- File Tabel : Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.
KELUARANTerdapat berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.
Metode pemrosesan Transaksi
- Batch Processing (Pemrosesan Kelompok)
- On-Line Processing (Pemrosesan Langsung)
Sumber :
http://rooswhan.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/2892/Pemrosessan+Transaksi.doc
http://siastiemkelasb.blogspot.com/2011/04/pemrosesan-transaksi.html
http://siastiemkelasb.blogspot.com/2011/04/pemrosesan-transaksi.html
